La lettera di diffida è uno dei cardini del recupero crediti stragiudiziale. In questo articolo analizzeremo insieme come deve essere fatta perché abbia piena efficacia legale.
I solleciti di pagamento
Tutti i solleciti di pagamento hanno almeno due finalità che li accomunano:
- comunicare al cliente la propria posizione debitoria;
- invitarlo a saldare il debito entro un determinato periodo di tempo.
I canali attraverso i quali può essere fatto un sollecito sono molti: telefono, posta elettronica, PEC, posta ordinaria e raccomandata. Alcune società di recupero crediti che gestiscono grandi volumi di pratiche utilizzano perfino sistemi automatici di messaggistica via sms.
Quando il sollecito è inviato per scritto tramite raccomandata a/r o posta elettronica certificata, assume il connotato di una vera e propria lettera di diffida che produce gli effetti giuridici che tra poco vedremo.
È obbligatorio inviare la lettera di diffida al cliente?
Molti sono convinti che per poter procedere ad una eventuale azione di recupero crediti giudiziale, come ad esempio un Decreto ingiuntivo, ci sia l’obbligo di inviare prima una lettera di diffida al proprio cliente.
Si tratta di una convinzione errata perché la formale diffida di pagamento non è quasi mai necessaria per poter agire in giudizio contro il debitore.
L’inadempimento, infatti, si verifica in modo automatico in tutti quei casi in cui la data di pagamento è stata pattuita in un contratto o in un preventivo accettato dal cliente. Oppure in tutti i casi nei quali il saldo della fattura avrebbe dovuto essere fatto al “domicilio del creditore” intendendosi con tale espressione anche il pagamento con accredito sul conto corrente.
Andando nel pratico, e a puro titolo esemplificativo, quando si tratta di saldare il corrispettivo per l’acquisto di merci, per un servizio ricevuto o per prestazioni di natura professionale, non c’è la necessità di inviare al debitore una lettera di diffida in quanto in tutte queste situazioni la mora del debitore si verifica per legge.
La conseguenza sul piano pratico è che in tutti i casi che abbiamo appena visto (e che sono la stragrande maggioranza), potrebbe teoricamente essere notificato al debitore un decreto ingiuntivo o un altro atto giudiziario, senza che questi abbia ricevuto prima una PEC o una raccomandata con la quale gli viene intimato il pagamento.
Ma allora perché la prassi impone che si invii sempre una lettera di diffida al debitore?
Ovviamente perché nessun creditore si diverte a fare cause in tribunale, accollandosi i relativi costi e rischi.
Per il creditore è sicuramente più vantaggioso risolvere in via bonaria la situazione di incaglio del proprio credito, aumentando anche le possibilità di un rientro in tempi più brevi.
Quando inviare la lettera di diffida?
La lettera di diffida dovrà essere inviata ad un cliente che, nonostante i precedenti solleciti di pagamento telefonici o per e-mail, è rimasto inadempiente dinanzi all’obbligo di pagamento delle tue fatture. Questo è abbastanza scontato.
Meno scontato è il fatto che la lettera di diffida dovrebbe essere parte di una procedura aziendale di gestione del credito.
Detto in altre parole sarebbe consigliabile che il formale sollecito al cliente/debitore, sia nel caso che venga fatto internamente all’azienda o che sia affidato ad un avvocato del recupero crediti, venisse inviato a seguito di un iter di crescente pressione sul debitore.
Ne ho già parlato in un precedente articolo del blog (che puoi trovare qui ➡ Fattura non pagata: cosa fare se il cliente è moroso) se ti interessa approfondire l’argomento.
Quali effetti produce la lettera di diffida?
La lettera di diffida oltre ad avere le scopo di sollecitare il debitore al pagamento, ha anche l’effetto giuridico di interrompere i termini di prescrizione del credito. Spieghiamoci meglio.
Hai presente il cibo che troviamo al supermercato? Ogni alimento ha la propria data di scadenza e quando è passata deve essere tolto dagli scaffali perché non può essere più consumato.
Per i crediti vale più o meno lo stesso principio: ogni credito ha un termine massimo di scadenza entro il quale poterne esigere il pagamento. Questo termine solitamente è di 10 anni ma ci sono anche termini molto più brevi, fino ad arrivare a soli 6 mesi e in diritto si chiama “termine di prescrizione“.
Una volta decorso il termine, il debitore può eccepire l’avvenuta prescrizione del credito liberandosi in modo definitivo dall’obbligo di pagamento.
Quindi, se sei il creditore (onde evitare che il tuo diritto alla riscossione si estingua per prescrizione) dovrai inviare prima della scadenza una lettera di diffida al debitore, manifestando il tuo interesse ad incassare la somma
In tal caso il termine si interrompe e inizia a decorrere di nuovo da capo. E così a ogni successiva diffida, potenzialmente all’infinito.
Cosa deve contenere la lettera di diffida?
Per produrre l’effetto di interruzione della prescrizione, è necessario che la lettera di diffida sia:
- formale: cioè inviata a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata;
- specifica: deve essere indicato in modo chiaro l’importo dovuto dal debitore, comprensivo degli eventuali interessi legali o moratori e, se possibile, anche la causa, cioè il titolo dal quale trae origine il credito.
Inoltre è consigliabile, anche se non strettamente necessario, indicare al debitore un termine per il pagamento, che può essere anche di pochi giorni, ammonendolo sulle possibili conseguenze del mancato adempimento, ad esempio:
- la sospensione della fornitura;
- l’applicazione di eventuali penali;
- l’avvio di una controversia legale.
Per concludere, ti faccio una piccola raccomandazione per evitare un errore che potrebbe compromettere il recupero del credito:
“Conserva sempre accuratamente la prova dell’invio e del ricevimento della lettera di diffida, sia che si tratti di un formato cartaceo, come nel caso della raccomandata, che di un formato digitale, come nel caso della PEC”.
Si tratta di un consiglio meno banale di quanto potrebbe apparire perché molto spesso capita, soprattutto a distanza di anni, di non essere in grado di esibire la prova documentale dell’avvenuta interruzione della prescrizione, con la conseguente liberazione del debitore da ogni obbligo di pagamento.
Queste informazioni ti sono state utili? Vuoi saperne di più su come gestire i tuoi crediti in modo efficace?
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