Il Recupero Crediti è una parte essenziale della gestione finanziaria per qualsiasi impresa. Quando i debitori non rispettano i termini di pagamento concordati, potrebbe essere opportuno inviare un sollecito di pagamento.
In questo articolo, esploreremo il processo di sollecito di pagamento e come funziona nel recupero crediti per le imprese.
Cos’è il sollecito di pagamento?
Un sollecito di pagamento è una comunicazione fatta da un creditore a un debitore per richiedere il pagamento di una fattura o di un debito scaduto. Come vedremo più avanti, a seconda dei casi, il sollecito può assumere un tono più o meno formale e può avvenire tramite diversi canali, dalla semplice telefonata fino alla raccomandata o alla PEC.
In pratica esso rappresenta il primo step di un’azione di Recupero Crediti Stragiudiziale ed ha il duplice scopo di notificare al cliente la propria situazione debitoria e, al tempo stesso, di stimolarlo al pagamento in modo bonario.
Perché è così importante?
Forse anche tu sei tra quelli che credono che sia obbligatorio inviare al cliente moroso un sollecito di pagamento prima di avviare una eventuale azione legale di recupero crediti.
In realtà la legge non pone a carico del creditore un simile onere, ma è altrettanto vero che inviare un sollecito di pagamento al tuo debitore è importante per almeno tre ragioni:
- ti da la possibilità di risolvere bonariamente la situazione di incaglio del credito senza ricorrere ad all’azione legale;
- se inviato a mezzo raccomandata o PEC consente di interrompere i termini di prescrizione del credito;
- potrebbe permettere di recuperare il rapporto commerciale con il cliente.
Quando è meglio iniziare a sollecitare il debitore?
Se ti stai chiedendo quando iniziare a sollecitare il debitore la risposta è una sola: il più presto possibile!
In pratica già dopo 2-3 giorni dalla scadenza di pagamento non rispettata sarebbe consigliato fare un primo sollecito telefonico o scritto.
Tieni presente che se il tuo cliente non ti ha pagato la fattura alla scadenza pattuita potrebbe essere in una situazione di crisi di liquidità e che sia in ritardo anche con altri suoi fornitori. È per questo che, nella maggior parte dei casi, il fornitore che agisce per primo ha molte più probabilità degli altri di essere pagato.
Sull’importanza di agire velocemente quando si verifica un mancato pagamento ho già scritto un articolo in passato, se vuoi leggerlo lo trovi qui ➡ “4 motivi per agire velocemente nel Recupero Crediti senza rivolgersi all’avvocato”
Come fare un sollecito di pagamento efficace?
Non esiste la formula segreta del sollecito di pagamento “perfetto”. Difficilmente, infatti, un sollecito di pagamento riesce ad essere efficace da solo. Perché lo possa diventare occorre che sia inserito nel contesto di una procedura di crescente pressione sul debitore che, a grandi linee, potrebbe essere strutturata nel modo seguente:
- sollecito verbale o telefonico;
- primo sollecito scritto;
- secondo sollecito scritto;
- diffida formale di pagamento e messa in mora.
Il sollecito verbale o telefonico
La prima comunicazione di sollecito, da fare pochi giorni dopo l’insoluto, ha uno scopo puramente informativo e dovrai farla con un tono conciliante nei confronti del cliente.
Questi sono i principali obiettivi che deve avere un sollecito telefonico efficace:
- accertati che il cliente sia effettivamente al corrente dell’insoluto;
- cerca di indagare le ragioni del mancato pagamento;
- mostrati collaborativo e disponibile nella soluzione del problema;
- fai prendere al tuo cliente un impegno a saldare la fattura entro un termine ben preciso;
- invia al debitore una e-mail riepilogativa di quanto vi siete detti e chiedigli di risponderti.
Consiglio pratico
L’approccio telefonico, con il cliente che non ha pagato, è sempre complicato sotto il profilo emotivo. Se non te la senti di poter gestire la situazione con la dovuta serenità è meglio lasciar perdere e passare immediatamente al sollecito scritto.
Il primo sollecito di pagamento scritto
Se il sollecito telefonico non ha sortito l’effetto sperato, e prima di procedere con un sollecito più formale e deciso, ti consiglio di procedere con un primo sollecito di pagamento scritto.
Questa soluzione si rende in ogni caso necessaria quando:
- non sei in possesso del recapito telefonico del debitore;
- il debitore, in modo sistematico, non risponde al telefono;
- preferisci mantenere con il cliente un rapporto più distaccato e formale.
Sebbene il sollecito scritto abbia per forza di cose un tono più formale rispetto a quello telefonico, il contenuto ed il tono devono essere molto soft.
Inoltre suggerisco, per il momento, di utilizzare la posta elettronica ordinaria, evitando la PEC o la posta raccomandata.
Un possibile esempio di primo sollecito scritto potrebbe essere questo:
“Gentile Cliente, nonostante siano trascorsi X giorni dalla scadenza pattuita, e fatti salvi eventuali flussi bancari in transito, non ci risulta ancora pervenuto il pagamento della fattura n. … del … La invitiamo, pertanto, a provvedere al più presto utilizzando le coordinate bancarie indicate di seguito. Restiamo a Sua professionale disposizione per ogni necessità o chiarimento. Cordiali saluti ecc. ecc.”
Consiglio pratico
Non lasciar passare troppo tempo tra un sollecito e l’altro: quando ciò accade i rischi di far svanire l’effetto di crescente pressione psicologica che potrebbe indurre il cliente a saldare le tue fatture. Una buona regola è quella di inviare i solleciti ai clienti morosi con una cadenza che oscilla tra un minimo di 7 ed un massimo di 10 giorni tra uno e l’altro.
Il secondo sollecito di pagamento scritto
Trascorso un lasso di tempo tra i 7 ed i 10 giorni dall’invio del primo sollecito senza che sia pervenuto il pagamento, potresti inviare un secondo sollecito scritto.
Pur mantenendo un tono conciliante, il secondo sollecito dovrà per forza di cose assumere un tono lievemente più formale rispetto al primo.
Un esempio di secondo sollecito scritto potrebbe essere il seguente:
“Gentile Cliente, poiché ad oggi, nonostante i precedenti solleciti, risulta ancora insoluta la fattura n. … del …. scaduta il …. La invitiamo a provvedere entro breve termine al pagamento alle coordinate bancarie di seguito indicate, avendo cura di inviarci copia della contabile di pagamento. Certi della Sua collaborazione porgiamo, Cordiali saluti”
Consiglio pratico
Cerca di non superare il limite di 3 solleciti scritti. Quando i solleciti diventano troppo numerosi si verifica nel debitore l’effetto assuefazione e, anziché preoccuparsi per le conseguenze negative del proprio inadempimento, non prenderà in seria considerazione i tuoi solleciti.
L’ultimo sollecito di pagamento scritto
Se i precedenti tentativi di ottenere il pagamento sono andati a vuoto, potrai inviare un ultimo sollecito scritto con un tono più formale e perentorio rispetto alle comunicazioni precedenti.
Per inviare il secondo sollecito è assolutamente consigliato (se non addirittura obbligatorio) utilizzare la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno. Per due semplici motivi:
- conferire maggiore solennità alla comunicazione;
- interrompere i termini di prescrizione del credito che, in alcuni casi, sono piuttosto brevi.
Tuttavia, affinché l’effetto interruttivo della prescrizione produca i suoi effetti nell’ultimo sollecito di pagamento, è importante inserire gli elementi che seguono:
- comunicare al cliente che il pagamento non è pervenuto;
- fare riferimento al contratto o all’ordine accettato, se esistenti;
- precisare gli estremi delle fatture insolute;
- indicare i riferimenti bancari dove desideri che il pagamento sia effettuato;
- fissare un termine per provvedere al saldo delle fatture insolute.
Consiglio pratico
Evita di inserire nell’ultimo sollecito la “minaccia” di ricorrere all’azione legale, soprattutto quando non hai la certezza di farla.
Il mio consiglio è di evitare l’uso di frasi come questa: “..trascorsi inutilmente 10 giorni dal ricevimento della presente daremo corso senza ulteriore preavviso all’azione legale di recupero del credito. Cordiali saluti”.
E di preferire espressioni meno aggressive, ma non per questo meno efficaci, come la seguente: “trascorso il termine di 10 giorni dal ricevimento della presente, qualora l’inadempimento persista, la nostra azienda si riserverà di valutare eventuali iniziative maggiormente incisive. La invitiamo, pertanto, nel comune interesse, alla massima collaborazione. Cordiali saluti”.
Queste informazioni ti sono state utili? Vuoi saperne di più su come gestire i tuoi crediti in modo efficace?
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