Il rischio d’impresa esiste per tutte le aziende. Ma per quelle che forniscono beni o servizi ad altre imprese, c’è anche l’ulteriore rischio dei mancati pagamenti. Cosa bisogna fare in caso di fattura non pagata?
Fattura non pagata: alcuni concetti di base
La fattura è un documento fiscale, obbligatorio per Legge, mediante il quale si attesta l’avvenuta cessione di beni e di servizi in cambio di un corrispettivo in denaro. Nella fattura devono essere presenti alcuni dati obbligatori che servono per delimitare in modo specifico l’operazione commerciale sottostante. Tra queste, devi considerare la data della fattura e la data del pagamento.
Il primo elemento fa riferimento alla data di emissione del documento fiscale che può essere contestuale alla cessione del bene o all’erogazione del servizio, oppure può essere successiva all’operazione commerciale.
Nel primo caso, quindi, si tratterà di fattura immediata, mentre nella seconda ipotesi, si parlerà di fattura differita.
Il secondo elemento da indicare nella fattura è la data entro la quale dovrà essere versato il corrispettivo. Potrai quindi prendere accordi con il tuo cliente in modo assolutamente libero anche se, di regola, la maggior parte delle fatture commerciali prevede un pagamento differito a 30/60 giorni dall’emissione della fattura.
Se invece non c’è stato alcun accordo con il cliente sulle tempistiche di pagamento, in fattura verrà riportata la dicitura rimessa diretta o vista fattura che prevede, appunto, il pagamento immediato della somma in essa indicata.
In conclusione, quindi, si potrà parlare di fattura non pagata quando sono scaduti i termini che hai indicato nel documento senza che il cliente abbia provveduto al saldo.
Cosa fare in caso di fattura non pagata
Vediamo adesso quali passi compiere in caso di fattura non pagata. Se ciò si verifica è di fondamentale importanza mantenere la calma ed agire in modo razionale ed organizzato.
Per fare in modo che l’emotività non prenda il sopravvento, portandoti a compiere azioni sbagliate che potrebbero compromettere il recupero del credito, suggerisco di adottare un protocollo operativo.
Qui di seguito troverai uno schema di procedura che è quello che di solito consiglio ai miei clienti.
Si tratta di alcune linee guida che potrai seguire adattandole alle esigenze della tua azienda e a quelle del caso specifico.
Vediamo quindi in concreto cosa fare in caso di fattura non pagata:
Primo sollecito scritto
Trascorsi non più di 10 giorni dalla scadenza della fattura, senza aver ricevuto il pagamento, invia al cliente un sollecito soft per ricordargli, in tono molto cortese, che il saldo della fattura non è pervenuto.
In questa prima fase suggerisco di utilizzare il tuo indirizzo e-mail ordinario.
Il mancato pagamento, nella fase iniziale, potrebbe dipendere da un banale disguido, da un fraintendimento o da una semplice dimenticanza.
Nel primo sollecito, quindi, evita di utilizzare termini perentori per il pagamento, lasciando al cliente la responsabilità di provvedere al saldo nel più breve tempo possibile.
Secondo sollecito scritto
Trascorsi 7 giorni dall’invio del primo sollecito, senza aver ricevuto il pagamento, invia un secondo sollecito scritto.
Il tono del secondo sollecito dovrà mantenersi sempre garbato e conciliante, ma dovrà essere più formale rispetto al primo sollecito.
Per inviare il secondo sollecito utilizza la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Lo scopo del secondo sollecito non è (ancora) quello di ammonire il debitore sulle possibili conseguenze del mancato pagamento.
Il secondo sollecito deve servire per far comprendere al cliente/debitore che il livello di attenzione sull’insoluto si è alzato e, pertanto, deve avere, prevalentemente, un effetto psicologico.
Inoltre, dal momento che il secondo sollecito verrà inviato a mezzo della PEC o con raccomandata avrà anche l’effetto di interrompere i termini di prescrizione del credito.
Sollecito telefonico
Se neppure il secondo sollecito scritto ha sortito l’effetto sperato o, almeno, di stimolare il debitore a trovare una soluzione amichevole, occorre passare al contatto telefonico.
Il sollecito telefonico non dovrà avvenire prima di una settimana dal secondo sollecito scritto per concedere al cliente il tempo per pagare.
Ma non devi commettere l’errore opposto di lasciar passare troppo tempo se non vuoi vanificare l’effetto di pressione psicologica generato dal secondo sollecito scritto.
Al termine della sessione telefonica ti consiglio di inviare al debitore una e-mail riepilogativa di quanto è stato detto o stabilito nel corso del colloquio telefonico chiedendo anche di dare riscontro scritto alla comunicazione.
Solo di rado il primo sollecito telefonico porta ad un accordo immediato. Ad esempio perché l’interlocutore diretto potrebbe non avere potere decisionale. Quindi è probabile che siano necessarie altre telefonate senza tuttavia cadere nell’errore di farsi trascinare dal debitore in una spirale di contatti senza fine, se non con lo scopo di prendere tempo.
Nei contatti telefonici con la controparte è importante mantenere sempre un tono professionale e cortese, mettendo da parte l’emotività e concentrandosi sulla risoluzione del problema e sul superamento di eventuali contestazioni sulla fornitura o sul servizio.
La messa in mora
Preso atto del fallimento della trattativa con il debitore, oppure nei casi in cui il debitore si sottrae anche allo stesso contatto telefonico, non resta che inviare una diffida di pagamento formale che preceda l’eventuale azione legale di recupero crediti.
La lettera di messa in mora, così chiamata impropriamente, e che sarebbe più corretto definire sollecito pre-legale, non è obbligatoria per Legge.
Si tratta più che altro di una prassi consolidata per rivolgere al debitore un ultimo ammonimento e per offrirgli l’opportunità di un ravvedimento in extremis prima di azionare il credito in sede contenziosa.
Fattura non pagata: come ottenere un decreto ingiuntivo
La fattura, oltre ad essere un documento fiscale obbligatorio per Legge, è necessaria ai fini dell’emissione di un decreto ingiuntivo che è il provvedimento con cui il Giudice intima al debitore il saldo della fattura non pagata sulla scorta della documentazione fornita dal creditore.
Se hai un titolo di credito (assegno o cambiale) o una ricognizione scritta di debito, rilasciati dal tuo cliente, potrai richiedere l’emissione di un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo. Fermo restante il diritto del debitore di proporre opposizione nei termini di Legge.
Se, invece, disponi solo della fattura (o delle fatture) e dell’autentica delle scritture contabili, il Giudice solitamente emetterà un decreto ingiuntivo ordinario assegnando al cliente/debitore il termine di 40 giorni dalla notificazione per pagare, o per proporre opposizione.
Occorre sottolineare che in questo secondo caso, se il debitore che ha ricevuto l’ingiunzione di pagamento propone opposizione al decreto ingiuntivo, la fattura non è sufficiente da sola a dare prova della sussistenza del credito e dell’ammontare dello stesso.
In un eventuale giudizio di opposizione a decreto ingiuntivo, infatti, l’onere della prova che la somma è dovuta è a carico del creditore e non sul debitore.
Proprio per questo motivo ti consiglio di munirti sempre di un contratto o di un preventivo accettato e firmato dal cliente nel quale siano indicati con precisione il prezzo della fornitura/servizio e i termini concordati per il pagamento.
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