In questo articolo scopriamo insieme cos’è e come funziona il recupero credito stragiudiziale, e soprattutto, quali sono i vantaggi che esso può offrire alle PMI che hanno delle fatture insolute da recuperare
Recupero credito stragiudiziale, la definizione
Sebbene non esista una definizione ufficiale di Recupero credito stragiudiziale (ma sarebbe più appropriato definirla extragiudiziale), possiamo considerarlo come quel complesso di attività di recupero del credito che si sviluppa attraverso solleciti telefonici, epistolari ed incontri di persona con il debitore, e quindi, senza fare ricorso a procedure legali.
Mentre lo scopo dell’attività giudiziaria è quello di ottenere dal Giudice una condanna di pagamento a carico del debitore, nel recupero credito stragiudiziale assume rilievo decisivo la capacità di coinvolgere il debitore in una trattativa finalizzata ad ottenere il pagamento spontaneo, eventualmente ricorrendo a soluzioni quali il piano di rientro o l’accordo a saldo e stralcio quando non sia possibile incassare immediatamente le fatture insolute.
In definitiva, quindi, giocano un ruolo determinante 2 fattori:
- l’abilità del creditore di coinvolgere il debitore nella trattativa;
- la disponibilità del debitore a collaborare alla soluzione del problema.
I principali vantaggi del recupero credito stragiudiziale
Se hai delle fatture non pagate che vuoi provare a recuperare, l’attività extragiudiziale ti offre degli indubbi vantaggi rispetto all’azione legale:
- solitamente i tempi di incasso sono più brevi;
- i costi che dovrai sostenere saranno notevolmente più contenuti;
- ti offre la possibilità di recuperare il rapporto commerciale con il cliente/debitore.
Accanto a tutti questi lati positivi se ne aggiunge un altro, che forse è il più importante: l’attività di recupero credito stragiudiziale può essere svolta internamente all’azienda.
L’attività stragiudiziale non richiede la padronanza di particolari competenze economico-giuridiche, sebbene queste ultime possano in alcuni casi rivelarsi utili, e quindi può essere svolta direttamente da te o dai tuoi collaboratori senza rivolgersi ad un avvocato o ad una agenzia di recupero crediti.
Fino a questo momento abbiamo visto i vari aspetti positivi del recupero credito stragiudiziale.
L’attività di recupero stragiudiziale, tuttavia, visto che implica entrare in contatto diretto con la sfera personale del debitore, richiede spiccate doti comunicative e una buona predisposizione all’ascolto e alla negoziazione.
Le 4 fasi del recupero credito stragiudiziale
Se vogliamo comprendere meglio come funziona il recupero credito extragiudiziale possiamo aiutarci suddividendolo in 4 fasi ideali.
- Il sollecito di pagamento
- La gestione delle contestazioni
- La trattativa con il debitore
- L’accordo
Sia ben chiaro, comunque, che non sempre sarà necessario percorrere tutte e 4 le fasi, e che non è detto che sia necessario seguire cronologicamente i vari passaggi nel modo in cui li ho appena elencati.
Per fortuna capita sovente che il debitore, ricevuto un primo sollecito scritto o telefonico, provveda a regolarizzare la propria posizione debitoria. Inoltre nella maggior parte dei casi non ci sono contestazioni sul servizio o sulla fornitura e, di conseguenza, anche la trattativa per il pagamento procederà dritta al punto senza particolari intoppi.
Il sollecito di pagamento
Ha lo scopo principale di comunicare al tuo cliente la propria posizione debitoria e di invitarlo a saldare il dovuto entro un determinato periodo di tempo. Il sollecito, a seconda dei casi, può avvenire in vari modi: telefonicamente, per e-mail o per posta elettronica certificata, per messaggio sms o altro.
La scelta del mezzo dipende da vari fattori: dal rapporto che hai con il cliente, dalla gravità del ritardo, dalla necessità, o meno, di interrompere i termini di prescrizione.
Di solito un singolo sollecito non è sufficiente a far ravvedere il debitore. Quindi è probabile che tu debba effettuare più solleciti scritti e/o telefonici, con un grado di pressione crescente anche in base al contegno assunto dal debitore.
La gestione delle contestazioni
Quando devi affrontare contestazioni sollevate dal cliente alla fornitura o al servizio, occorre mantenere al massimo la calma senza farti trascinare dall’emotività.
Il rischio di perdere le staffe è particolarmente elevato soprattutto quando la contestazione è puramente strumentale e quindi ha il solo scopo di ritardare il pagamento o di ottenere (ingiustificate) riduzioni del prezzo.
In questi casi può rivelarsi utile chiedere al debitore di formulare per iscritto le proprie obiezioni sulla fornitura. Sicuramente, a fronte di una simile richiesta, molte “contestazioni” si scioglieranno come neve al sole…
Se invece le lamentele del cliente sono oggettivamente fondate, cosa che può capitare perché nessuno è perfetto, occorrerà che tu ponga rimedio, ovviamente sempre se ciò è possibile.
Se la natura e le condizioni del contratto non consentono di porre rimedio al difetto del servizio reso o della fornitura effettuata al cliente è sempre possibile valutare una riduzione del prezzo della fattura.
La trattativa con il debitore
Si tratta, per ovvi motivi, della fase più importante del recupero credito stragiudiziale, quella nella quale dovrai fare leva sulle tue proprie capacità relazionali e di negoziazione.
Per aumentare le possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissati, è necessario stabilire un rapporto sereno e distensivo con il debitore affinché non si instauri un clima di ostilità.
Ci sono molte tecniche che puoi utilizzare per condurre una trattativa in modo vincente e non è possibile esaurire in queste poche righe un tema così importante che ti prometto di approfondire in futuro.
Quando la trattativa si presenta complessa il suggerimento migliore che posso darti è quello di farti assistere da un avvocato esperto in recupero crediti.
Affidarsi ad un legale non significa ammettere i propri limiti: al contrario rappresenta un elemento di forza nella trattativa. Hai mai visto una grande società dove l’amministratore delegato si occupa di fare telefonate ai clienti che non pagano?
L’accordo
Nel caso in cui la trattativa dovesse andare a buon fine, il recupero crediti stragiudiziale si concluderà con un accordo con il debitore. In base alle possibilità economiche del debitore, alla eventuale presenza di contestazioni sulla fornitura o sul servizio e ad altre possibili varianti e variabili, l’accordo potrà essere di vario tipo:
- nella migliore delle ipotesi il cliente provvederà a saldare entro breve termine l’intero importo delle fatture non pagate;
- potrebbe essere concordata una temporanea moratoria al debitore stabilendo con precisione il momento in cui le tue fatture verranno saldate;
- altra opzione, che è forse tra le più ricorrenti, è quella di far sottoscrivere al debitore un piano di rientro che gli permetta di rientrare della propria esposizione con pagamenti rateali;
- una ulteriore possibilità è quella di raggiungere un accordo a saldo e stralcio in cui una percentuale variabile del credito viene cancellata (stralciata);
- in alcune particolari situazioni, di comprovata difficoltà finanziaria del debitore, potrebbe essere concordato un saldo e stralcio a rate anziché in una soluzione unica.
Naturalmente, qualunque sia l’accordo, dovrai formalizzarlo in modo adeguato perché un accordo verbale può avere una valenza “morale” ma ha un valore giuridico pari a zero e se non c’è qualcosa di scritto corri il rischio che il debitore si “rimangi” la parola data.
Conclusioni
Spero di averti aiutato a comprendere meglio come si articola la procedura di recupero credito stragiudiziale.
Sicuramente avrai capito che si tratta di una modalità di recupero crediti molto vantaggiosa per la tua azienda e, soprattutto, che puoi gestirla senza rivolgerti a professionisti esterni.
Tuttavia tieni sempre presente che si tratta di un’attività delicata e complessa, che come ho già avuto modo di dire coinvolge molto la sfera emotiva.
Occorre quindi che tu la sappia fare bene o che tu abbia in azienda dei collaboratori molto preparati per gestire questa fase del processo imprenditoriale.
Se l’attività di recupero credito stragiudiziale non viene svolta in modo professionale il rischio concreto è quello di compromettere la trattativa con il debitore.
Fatta eccezione per le fatture di piccolo importo, valuta con attenzione la possibilità di farti affiancare da un legale esperto per ottenere i seguenti vantaggi:
- gestire in modo professionale ed efficiente la trattativa con il debitore;
- avere un intermediario tra te ed il cliente in modo da evitare un coinvolgimento emotivo;
- ottenere preziosi consigli su aspetti tecnici e giuridici e sulle possibili strategie da seguire;
- avere la certezza che l’accordo sia formalizzato in modo da tutelare al meglio il tuo credito;
- dare al cliente un’immagine più moderna e organizzata della tua azienda.
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